東京九学会（以下「本会」といいます。）は、会員相互の親睦と母校の発展を目的とした同窓会組織です。
本会は、会員の皆さまからお預かりする個人情報の重要性を認識し、適正な管理と保護に努めます。
1. 法令の遵守
本会は、個人情報の保護に関する法律およびその他の関連法令・ガイドラインを遵守し、適正に取り扱います。
2. 個人情報の取得
本会は、会員名簿の作成、会報やイベント案内等の配信など、同窓会活動の運営に必要な範囲で、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。
3. 個人情報の利用目的
取得した個人情報は、以下の目的の範囲内で利用します。
- 同窓会の案内、総会・懇親会・イベント等の通知
- 会報・連絡事項等の送付
- 会員名簿の作成および会員相互の交流促進
- 本会運営に関する連絡・調査・事務処理
上記以外の目的で利用する場合は、事前に本人の同意を得ます。
4. 個人情報の第三者提供
本会は、法令に定める場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
ただし、会報発送等を外部に委託する場合は、委託先を適切に監督し、必要な契約を締結した上で安全管理を徹底します。
5. 個人情報の管理と安全対策
本会は、個人情報の正確性を保ち、紛失・破壊・改ざん・漏洩等を防止するために適切な安全管理措置を講じます。
データを保管する機器や名簿ファイルへのアクセスを制限し、退任役員・幹事からのデータ返却・削除も確実に行います。
6. 個人情報の開示・訂正・利用停止
会員本人から自己の個人情報について、開示・訂正・利用停止などの申し出があった場合は、速やかに対応します。
7. 方針の見直し
本会は、個人情報保護の取り組みを継続的に見直し、改善を行います。
本ポリシーを改訂した場合は、本会の公式サイトまたは会報にてお知らせします。
8. お問い合わせ窓口
個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、お問合わせフォームにてお問合せ下さい。
東京九学会 事務局
制定日：2025年10月28日